Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Idealbodyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu viimeksi 17.06.2022.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien yrityksemme palveluja. Tarkempi kuvaus palveluistamme löytyy verkkosivuiltamme tai kysyttäessä meiltä.
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan:
- miten yritys käsittelee asiakkaiden henkilötietoja
- minkälaisia henkilötietoja yritys voi kerätä asiakkaista
- mihin tarkoituksiin yritys voi käyttää asiakkaiden henkilötietoja
- asiakkaan oikeuksia koskien keräämiämme henkilötietoja
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Idealbody, 1978846-7
Yhteystiedot:
Raisiontie 3 A6, 00280 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kati Ruoko
Raisiontie 3 A 6, 00280 Helsinki
+358503382929
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri
4. Rekisteröidyt
Idealbodyn asiakkaat
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- valmennussopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Nimi
- Osoite
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Henkilön asema
- Yritys/organisaatio
- Tiedot ostetuista palveluista
- Laskutustiedot
- Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
- Luvat ja suotumukset
- Kyselyhin ja tutkimuksiin annetut tiedot
- Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto / sähköposti / soitto
- Asiakkaan halutessaan antamat terveystiedot palvelun turvallisuuden takaamiseksi (esim. perussairaudet, lääkitys)
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot
- Palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selailutiedot
- Sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
- Havainnoidun, ei tunnistetun, käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti eväste tai muu vastaava tunniste
Palveluiden käytöstä tai muista tiedoista johdetut tiedot
Johdetulla tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on päätelty analytiikan avulla palvelun havaitusta käytöstä ja / tai asiakkaan itse antamista tiedoista, kuten esimerkiksi käyttäjän mahdolliset kiinnostuksen kohteet tai segmentointi tietynlaisten käyttäjien ryhmään.
Kumppaneiden ja kolmansien osapuolten käsittelemät tiedot
Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Idealbody:n ulkopuolisia tahoja, kuten sosiaalisen median palvelujen tarjoajia (esim. Facebook, Instagram., LinkedIn) sekä mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Mikäli käyttäjä on antanut suostumuksen, nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.
Käyttäjä voi tutustua sosiaalisen median palveluiden ehtoihin kussakin palvelussa.
Idealbodyn palvelut voivat myös sisältää linkkejä muihin kuin yllä mainittuihin sivustoihin. Idealbody ei vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa.
8. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoituskoskeviin ehtoihin.
Rekisterin pitämisen peruste: Henkilötietoja käsitellään ASIAKASSUHTEEN perusteella
Asiakasrekisteriin kerätään yrityksen asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelut voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- asiakassuhteen hoitaminen
- palveluistamme tiedottaminen
- palvelun kehittäminen
- mainonnan kohdentaminen
Rekisterin pitämisen peruste: Henkilötietoja käsitellään SUOSTUMUKSEN perusteella (markkinointi)
Esitämme evästeiden perusteella käyttäjälle mainontaa, joka on todennäköisesti käyttäjää kiinnostavaa. Kohdennus perustuu käyttäjän palveluiden käytöstä kerätyistä tiedoista analytiikan avulla johdettuihin tietoihin, kuten laskettuihin kiinnostuksen kohteisiin.
Uutiskirjeen lähettäminen perustuu asiakkaan suostumukseen. Asiakas liittyy itse postituslistalle. Postituslistalta voi myös koska tahansa poistua viestin lopusta löytyvästä linkistä.
Rekisterin pitämisen peruste: Lakisääteinen velvollisuus
Lisäksi käsittelemme henkilötietoja lakisääteisiin velvollisuuksiimme, kuten kirjanpitoon, sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja palveluiden jatkuvuuden takaamiseksi (esimerkiksi tallentamalla varmuuskopioita ja lokitietoja). Emme käsittele henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon, jolla voisi olla oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia käyttäjään.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle: kati@idealbody.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle: kati@idealbody.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Idealbody:n ulkopuolelle.
Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.
12. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä Idealbody:n ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joille tämä on työn suorittamisen kannalta välttämätöntä.
Idealbody voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Esimerkiksi kirjanpito on ulkoistettu.
13. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.